Lang verblijf, één dossier
Seizoensplaatsen beheren: contracten, meterstanden en eindafrekening
Een controleerbare workflow voor seizoensplaatsen, termijnen, meterstanden, betalingen, verlenging en eindafrekening op de camping.
Belangrijkste punten
Maak één contractdossier per plaats en periode
Gebruik geen losse combinatie van Word-contract, Excel-saldo en papieren meterkaart zonder gedeelde referentie. Elk document en iedere transactie moet naar hetzelfde contractnummer en dezelfde plaats wijzen.
- Contractant en eventuele medecontractant, met actuele contactgegevens.
- Exacte plaats, object of caravan en geldigheidsperiode.
- Basisprijs, inbegrepen verbruik, toeslagen, borg en betaalplan.
- Toegangsrechten, voertuigen en operationele afspraken.
- Documentversie, akkoorddatum en relevante bijlagen.
Zet het betaalplan om in concrete vorderingen
Een afspraak ‘in drie termijnen’ is pas bestuurbaar wanneer bedrag, vervaldatum, status en betaling per termijn bestaan. Boek een binnengekomen bedrag niet alleen op de gast, maar wijs het toe aan de juiste vordering. Zo blijft zichtbaar wat vooruitbetaald, vervallen, betwist of terugbetaald is.
Maak herinneringen op basis van de vordering en contractstatus. Een automatische e-mail zonder controle kan onterecht naar een gast gaan die net heeft betaald of met wie een afwijkende afspraak is gemaakt.
Behandel meterstanden als meetgegevens
Bereken verbruik als het verschil tussen twee geldige opeenvolgende standen. Bij meterwissel, teruglopende stand of ontbrekende opname is een expliciete uitzonderingsroute nodig; een negatieve hoeveelheid stilletjes op nul zetten verbergt het probleem.
Maak de eindafrekening reproduceerbaar
Sluit de meetperiode
Registreer de eindstand en controleer meter-ID, foto en afwijkingen.
Bereken verbruik
Pas inbegrepen hoeveelheid, tariefperiode en eventuele belastingen toe.
Vergelijk betalingen
Neem termijnen, vooruitbetalingen, refunds en openstaande bedragen mee.
Maak concept
Laat een medewerker het verbruik en contract controleren vóór definitieve facturatie.
Sluit contract
Pas nadat factuur, saldo, borg, sleutel/toegang en plaatsstatus zijn afgehandeld.
Vernieuwen is een nieuw besluit, geen kopieeractie
Maak voor het volgende seizoen een nieuw contract of een expliciete verlenging met de nieuwe periode, prijs, voorschotten en voorwaarden. Kopieer relevante gegevens, maar laat de eigenaar controleren welke tarieven of afspraken zijn veranderd.
Plan de verlengingsronde ruim vóór verkoop aan nieuwe gasten. Gebruik statussen zoals aangeboden, geaccepteerd, geweigerd en verlopen, zodat een niet-beantwoorde uitnodiging niet onbeperkt een plaats blokkeert.
Maandelijkse controles
- Contracten zonder toegewezen plaats of met overlappende periode.
- Vervallen termijnen zonder geregistreerde afspraak.
- Meters zonder recente stand of met onverwacht verbruik.
- Betalingen die nog niet aan een vordering zijn gekoppeld.
- Gesloten contracten met openstaand saldo, borg of onafgerekend verbruik.
- Plaatsen die na einde contract nog geblokkeerd of juist te vroeg beschikbaar zijn.
Laat fiscale classificatie afzonderlijk beoordelen