Nachtregister op de camping: gegevens, privacy en bewaartermijn

Het landelijke uitgangspunt

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland beschrijft een doorlopend register voor aanbieders van nachtverblijf. Als voorbeelden van benodigde informatie noemt zij de naam en woonplaats van de hoofdgast, aankomst en vertrek of het aantal overnachtingen, en het soort identiteitsdocument dat is getoond.

Gegevens van echtgenoten, minderjarige kinderen en reisgezelschappen hoeven volgens deze algemene uitleg niet automatisch allemaal als afzonderlijke persoonsprofielen te worden genoteerd. De concrete gemeentelijke eisen blijven leidend.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Waarom je de APV en gemeentelijke instructie controleert

De registerplicht komt niet uit één uniform gemeentelijk formulier. Gemeenten kunnen in hun Algemene Plaatselijke Verordening aanvullende regels stellen en bepalen zelf hoe lang het register bewaard moet worden. Neem daarom niet klakkeloos de velden of bewaartermijn van een camping in een andere gemeente over.

Bewaar bij de configuratie een link naar de gemeentelijke bron, de datum waarop die is gecontroleerd en wie de velden heeft goedgekeurd. Plan minimaal jaarlijks een hercontrole en opnieuw wanneer de gemeente een nieuwe APV of belastingverordening publiceert.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

Identiteitsbewijs controleren is niet hetzelfde als kopiëren

De overheidsinformatie is duidelijk dat hotels en campings het soort identiteitsdocument mogen noteren, maar geen volledige kopie hoeven te maken. De ondernemerspagina zegt bovendien dat je het ID niet tijdelijk mag innemen, geen kopie mag bewaren en geen BSN mag noteren.

Ontwerp het receptieproces dus zonder standaard uploadveld voor een volledige paspoortscan. Als voor een bijzondere situatie andere regels gelden, documenteer dan eerst de juridische grondslag, toegang en bewaartermijn in plaats van die uitzondering tot standaard te maken.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland·Rijksoverheid

Scheid drie soorten gastgegevens

Dezelfde gast kan in meerdere categorieën voorkomen, maar dat betekent niet dat alle gegevens dezelfde bewaartermijn of toegangsrechten krijgen. Maak die grenzen zichtbaar in rollen, exports en verwijderprocessen.

Checklist voor receptie en systeembeheer

• Controleer de actuele APV en het gemeentelijke registerformulier.
• Leg verplichte en optionele velden afzonderlijk vast.
• Verwijder velden voor BSN en standaard identiteitskopieën.
• Beperk toegang tot medewerkers die het register werkelijk nodig hebben.
• Stel de lokaal bevestigde bewaartermijn in en test verwijdering of anonimisering.
• Maak een export die de gemeente kan lezen zonder onnodige extra persoonsgegevens.
• Registreer wie een export heeft gemaakt en wanneer die is verstrekt.